Dokumen invoice memerankan peran yang sangat penting di hampir semua bisnis. Termasuk juga untuk bisnis rental atau sewa mobil. Invoice sewa mobil ini fungsinya banyak.
Namun, fungsi utamanya tetap sebagai dokumen penagihan. Siapa yang ditagih? Tentu pihak yang telah menggunakan jasa dari bisnis rental mobil yang kamu jalankan.
Semua bisnis membutuhkan dokumen invoice tentu agar mereka bisa mendapatkan bayaran atau pendapatan dari kliennya. Hal ini dijelaskan lengkap oleh FreshBooks.
Tidak hanya memiliki peran untuk menjaga transparansi keuangan saja, invoice juga berfungsi sebagai dokumentasi dari biaya sewa yang dilakukan.
Pengertian Invoice Sewa Mobil
Invoice adalah dokumen yang sangat penting untuk suatu bisnis termasuk juga invoice untuk bisnis sewa mobil.
Invoice ini merupakan dokumen keuangan yang dipakai perusahaan penyewaan mobil dan individu yang menyewakan mobil. Peran utama dari invoice ini adalah untuk melakukan pencatatan transaksi penyewaan.
Isi dari invoice sewa mobil ini sendiri biasanya berupa rincian biaya sewa mobil harian, mingguan, atau bulanan.
Selain itu ada juga biaya tambahan seperti biaya bahan bakar, asuransi, dan biaya pengemudi tambahan, tanggal sewa, bahkan informasi rinci tentang kendaraan.
Tujuan dari pemberian invoice ini adalah memberikan rincian yang jelas mengenai transaksi yang dilakukan dengan pelanggan.
Hal ini juga berguna untuk tujuan pelacakan serta rekonsiliasi keuangan dan menjadi bukti transaksi yang sah.
Manfaat Adanya Invoice Sewa Mobil
Invoice ini punya manfaat penting buat kamu dan bahkan pelangganmu. Adapun beberapa manfaat utamanya yakni:
1. Sebagai Rekaman Transaksi Tertulis
Salah satu manfaat dari invoice itu sendiri adalah untuk menyediakan rekaman tertulis yang akan mencatat seluruh rincian penting mengenai sewa mobil.
Misalnya seperti tanggal, durasi, dan informasi biaya. Dengan adanya ini, tentu kamu akan sangat terbantu untuk menghindari adanya kesalahpahaman maupun perselisihan di kemudian hari.
2. Transparansi Keuangan
Manfaat selanjutnya adalah invoice bisa memberikan transparansi keuangan yang dibutuhkan mengenai biaya sewa mobil.
Pelanggan akan mampu memahami berbagai komponen biaya serta memastikan kalau mereka hanya akan membayar semua yang telah menjadi kesepakatan. Maka dari itu, invoice sewa mobil sangat penting.
3. Bukti Transaksi
Pastinya, invoice juga menjadi bukti transaksi sah. Hal ini sangat penting bagi kamu maupun penyewa guna kebutuhan akuntansi dan perpajakan.
4. Mengelola Keuangan Bisnis
Bagi kamu yang punya bisnis ini, invoice akan sangat membantu dalam hal pengelolaan keuangan bisnis yang baik.
Kamu akan sangat terbantu dalam mengelola keuangan bisnis dengan baik. Pendapatan, identifikasi tren, bahkan pengukuran kinerja bisnis dapat kamu lakukan dengan mudah.
5. Penanganan Klaim Asuransi
Kalau ada klaim asuransi ataupun kerusakan kendaraan, invoice bisa digunakan buat referensi identifikasi biaya mengenai perbaikan dan penggantian bagian atau spare part kendaraan.
6. Pengingat Pembayaran
Invoice sewa mobil pdf sebenarnya juga berguna sebagai pengingat pembayaran buat pelanggan. Kamu bisa menagih hakmu untuk dapat pembayaran secara tepat waktu dan dengan jumlah yang telah disepakati.
7. Bentuk Kepatuhan Hukum
Dalam invoice sewa mobil, umumnya juga berisi informasi pemotongan pajak. Hal ini jelas menjadi bukti bahwa dengan adanya invoice ini, bisnismu dinilai telah mematuhi hukum yang berlaku di negara ini.
Informasi yang Wajib Ada dalam Invoice Sewa Mobil
Dalam file kwitansi rental mobil terdapat beberapa hal yang memang wajib ada. Tanpa kelengkapan ini, artinya invoice yang kamu buat belum sempurna.
Apa saja kelengkapannya? Cek sini:
1. Identitas Penerbit Invoice
Pada invoice sewa mobil ada komponen ini. Identitas penerbit seperti nama dan alamat tentu jadi hal yang wajib tertera.
Pastikan juga invoice memuat nama dan alamat pihak penyedia barang maupun jasa. Kalau dalam bisnis sewa mobil, maka kamu harus menerbitkan nama dan juga alamat tempat rental mobilmu.
2. Nomor Resmi dan Tanggal
Selanjutnya setiap invoice juga perlu ada nomor unik untuk mengurutkan tagihan satu dengan lainnya. Tanggal juga wajib tertulis.
Jenis tanggal yang harus ada dalam invoice yakni tanggal penggunaan jasa dan tanggal jatuh tempo untuk pembayaran.
Adanya komponen ini akan memudahkan proses verifikasi kalau butuh lagi di kemudian hari.
3. Identitas Pembeli
Identitas dari pembeli juga wajib ada dalam invoice. Identitas ini berupa nama maupun instansi dari pembeli.
Jangan lupa sertakan juga detail kontak milik mereka.
4. Detail Layanan
Selanjutnya kamu pun harus memberikan deskripsi mengenai jasa yang sudah mereka gunakan.
Hal ini harus tercantum karena jadi bukti kalau pembayaran yang dilakukan memang benar atas jasa sewa mobilnya.
Kalau tidak ada detail layanan, maka informasinya nggak lengkap. Kalau ada masalah, pasti sulit untuk melakukan verifikasi invoice.
5. Harga Layanan Satuan dan Harga Total
Harga sewa wajib ada dalam invoice dan juga berapa unit mobil yang disewa sesuai kesepakatan.
Dan di bagian akhir, kamu harus menyertakan biaya total yang harus dibayarkan oleh pelanggan.
6. Ketentuan Pembayaran
Ketentuan ini isinya metode pembayaran, jangka waktu pembayaran, juga rincian mengenai keterlambatan pembayaran, dan lain sejenisnya.
Contoh Invoice Sewa Mobil
Setelah tahu apa aja isinya, kamu pasti penasaran banget seperti apa sih bentuk dari invoicenya. Kalau penasaran, cek beberapa contoh invoice rental mobil bulanan, mingguan, atau bahkan harian di sini:
1. Contoh Invoice PT. Pelangi Sumbarindo Wisata
Gambar satu ini bisa jadi contoh. Saya mendapatkan gambarnya dari Scribd. Kamu juga bisa cek langsung ke sana.
Dari contoh di atas, kamu bisa dapat gambaran lengkap tentang invoice sewa mobil. Semua komponen yang kami sebutkan ada di sana.
Hanya saja, minusnya adalah ketentuan pembayaran. Mereka hanya menyertakan nomor rekening bank sebagai alamat pembayarannya. Tapi overall, contoh ini bisa jadi referensimu, kok.
2. Contoh Invoice Sewa Mobil Dirgantara Car Rental
Selanjutnya, kami menemukan contoh dari Dirgantara Car Rental yang ada di Bandung. Invoicenya bisa jadi bahan referensi kalau kamu juga ingin membuatnya. Ini contohnya:
Semua komponen ada, tapi kurang lengkap. Komponen yang kurang di sini adalah tempat untuk membubuhkan tanda tangan atau stempel. Padahal itu sangat penting.
Penting untuk validasi bahwa pihak yang menerbitkannya adalah yang bertanda tangan atau pihak yang memberikan stempel.
Ini bisa jadi contoh simple. Tapi kurang lengkap. Belum ada juga identitas dari pelanggan yang menggunakan jasa.
Namun, di dalam invoice ini sudah ada logo, nama perusahaan, identitas penerbit invoice, detail harga, dan juga total harga yang perlu digambarkan.
3. Contoh Invoice Sewa Mobil Lainnya
Ada lagi nih contoh selanjutnya. Mirip-mirip tapi cukup buat jadi tambahan referensi saat kamu akan membuatnya sendiri:
Yap. Di sini invoicenya juga cukup lengkap meskipun ada yang kurang dalam beberapa komponen.
Logo ada, identitas penyedia layanan ada, kode referensi ada, tanggal jatuh tempo, rincian harga, bahkan sampai kolom untuk tanda tangan dan stempel.
Kamu juga bisa kok menjadikan invoice ini sebagai contoh. Bahkan invoice ini mirip dengan contoh invoice tagihan jasa proyek yang sebelumnya kami buat.
Nah, beberapa contoh invoice sewa mobil ini, sekarang kamu pasti bisa terbayang bagaimana bentuknya. Semoga membantu, ya!
