Tahu cara membuat invoice di Excel bisa jadi menguntungkan. Utamanya untuk para pemilik usaha kecil maupun menengah.
Dengan menggunakan ini, kamu bisa mengelola juga mengorganisasi pembayaran dari konsumen secara lebih efisien.
Tapi, sebagian orang mungkin berpikir kalau cara ini cukup rumit dan bikin bingung. Biar nggak bingung lagi, maka dari itu kami hadir untuk memberikan panduan.
Kamu bisa membaca panduan langkah demi langkah mengenai cara pembuatan invoice yang gampang melalui Excel.
Keuntungan Menggunakan Excel untuk Membuat Invoice
Menurut Ask.com ada beberapa keunggulan yang bisa kamu dapatkan ketika menggunakan Excel dalam pembuatan atau kebutuhan invoice perusahaan. Ini dia keuntungannya:
1. Bisa Dipersonalisasi
Keuntungan pertama memakai Excel untuk membuat invoice adalah kemampuannya untuk mempersonalisasi invoice milikmu.
Dengan Excel, kamu bisa bikin template unik yang bisa mencerminkan merk maupun citra dari perusahaanmu.
Kamu bisa menambah logo, elemen desain, juga yang lainnya untuk membuatnya tampak lebih menonjol.
Tidak hanya itu, kamu pun bisa dengan mudah menambah dan menghapus komponen tertentu untuk kebutuhan buat menangkan informasi spesifik dan relevan.
Tidak hanya itu. Excel memungkinkan kamu untuk dapat menyesuaikan invoice berdasarkan kebutuhan klien yang berbeda.
Hal ini artinya kamu bisa menerapkan cara membuat invoice di Excel yang sesuai dengan berbagai jenis pelanggan dan proyek serta memastikan setiap informasi yang diterima pelanggan bisa lebih jelas dan ringkas.
2. Otomatisasi dan Efisiensi
Manfaat selanjutnya untuk memakai Excel dalam pembuatan invoice adalah memungkinkan kamu melakukan otomatisasi tugas-tugas tertentu serta bisa meningkatkan efisiensi.
Contohnya dengan menyiapkan rumus dan penghitungan pada template invoice. Kamu bisa mengurangi terjadinya kesalahan entri data manual dan bisa menghemat waktu untuk tugas yang berulang-ulang, contohnya menghitung pajak dan diskon.
Excel pun menawarkan platform yang bisa terintegrasi dengan sistem software lain. Contohnya software akuntansi dan tools management seperti CRM.
Dengan otomatisasi input data dari antar sistem ini, kamu bisa menyederhanakan banyak proses dalam pembuatan invoice juga meminimalisir kesalahan.
3. Aksesibilitas dan Kenyamanan
Cara membuat invoice di Excel ini juga bagus dari segi aksesibilitas dan kenyamanan. Software ini udah banyak digunakan orang, loh.
Dengan kata lain, kamu bisa lebih gampang untuk berbagi faktur dengan klien yang mungkin saja tak menginstal program software buat di komputer.
Tak hanya itu, lantaran file ini gampang ditransfer lewat email dan layanan cloud-based, kamu bisa mengerjakan invoicemu dari manapun selama ada internet.
Hal ini bisa membantumu kalau punya anggota tim dan klien yang lokasinya ada di belahan dunia tertentu dan harus mengirimkannya dari jauh.
4. Hemat Biaya
Manfaat terakhir adalah membuat faktur dengan Excel bisa menghemat biaya bisnismu. Beda dengan software khusus pembuat invoice, Excel bisa jadi bagian dari rangkaian produktivitas yang ada di kantor seperti Ms. Office.
Hal ini berarti kamu tidak perlu berinvestasi ke lisensi perangkat lunak tambahan atau harus bayar biaya langganan agar bisa mengakses berbagai template faktur.
Tidak hanya itu. Program Excel ini bisa kamu pelajari secara online karena banyak yang bisa memberikan tutorialnya.
Cara Membuat Invoice di Excel (Windows)
Kamu bisa menggunakan Excel untuk membuat invoice. Pembuatan invoice melalui Excel akan sangat memudahkan. Gini langkah-langkahnya:
1. Buka Microsoft Excel
Langkah pertama untuk membuat invoice adalah dengan buka Excel terlebih dahulu dalam PC atau laptop Windows yang kamu miliki.
2. Cari Template Invoice
Setelah Ms. Excel-nya dibuka, kamu bisa langsung menggunakan bilah pencarian yang ada di bagian atas.
Lalu masukkan keyword ‘Invoice’ untuk mendapatkan template invoicenya. Oh iya, harap pastikan laptop dan PC milikmu sudah terhubung ke internet ketika akan mencari template invoice Excel.
3. Pilih Template yang Diinginkan
Langsung cari beberapa opsi template invoice untuk mendapatkan yang sesuai dengan bisnismu.
Excel menawarkan cukup banyak template mulai dari invoice penjualan sampai invoice pengiriman dan layanan.
Pilih template yang sesuai dengan kebutuhan perusahaanmu. Desainnya pun bisa bebas dipilih sesuai dengan branding dari perusahaan atau bisnis yang kamu miliki.
4. Bukalah Template Faktur
Cara membuat invoice di Excel selanjutnya adalah membuka template invoice milikmu.
Klik templatenya untuk pratinjau. Setelah itu tekan ‘Buat’ untuk membuka template invoice di tab atau jendela baru.
5. Sesuaikan Isi Invoice
Lalu, kamu bisa membuka spreadsheet baru memakai template pilihanmu. Kamu harus mengedit faktur buat menjelaskan detail dari proyek milikmu.
Jangan lupa untuk menyertakan sejumlah informasi ini:
- Logo perusahaan
- Informasi kontak bisnismu seperti nama, alamat, no. telepon, dan email.
- Detail dari kontak klien.
- Tanggal faktur.
- Kode referensi faktur unik.
- Tanggal jatuh tempo pembayaran.
- Daftar rinci layanan dengan deskripsi singkat, jam kerja, total barang, dan total biaya.
- Sub total untuk masing-masing layanan.
- Ketentuan pembayaran yang termasuk juga metode pembayaran juga rincian biaya keterlambatan.
- Jumlah yang harus dibayarkan untuk faktor, juga termasuk pajak yang berlaku di Indonesia.
6. Simpan Invoice
Cara membuat invoice tagihan selanjutnya tinggal menyimpan invoice yang sudah kamu buat.
Pastikan kalau seluruh informasi yang kamu butuhkan sudah ada dalam template invoice milikmu.
Simpan spreadsheet kalau kamu sudah selesai. Simpan jadi format .xlxs agar bisa mengeditnya kembali kalau butuh.
Kamu pun bisa menyimpan invoice jadi format PDF kemudian langsung mengirimkan versi PDF-nya ke klien yang kamu miliki.
7. Kirim Invoice
Selanjutnya cara membuat invoice di Excel yang terakhir yakni dengan mengirimkan invoice yang sudah dibuat.
Bisa dikirim lewat email dan surat. Sertakan juga sampul singkat yang bisa menyoroti detail yang penting misalnya tanggal jatuh tempo faktur juga jumlah total.
Baca Juga: 7 Cara Membuat Invoice dengan Word Paling Praktis
Cara Membuat Invoice di Excel (Mac)
Kalau tadi adalah cara pembuatan invoice melalui perangkat Windows, sekarang bagi para pengguna Mac mendapatkan gilirannya. Langkah pembuatannya begini:
1. Buka Microsoft Excel
Langkah pertamanya sama yakni dengan membuka Microsoft Excel. Klik di bilang menu dan klik ‘Baru’ pada template.
Nantinya, suatu laman akan diluncurkan dengan beberapa pilihan template invoice yang memang tersedia.
2. Carilah Template Invoice
Guna memfilter hasil templatenya, klik bilah pencarian pada bagian sudut kanan atas laman.
Kemudian ketikkan ‘Invoice’ lalu ‘Enter’ untuk melakukan pencarian.
3. Pilih Template
Langkah atau cara membuat invoice di Excel selanjutnya yakni pemilihan template. Banyak banget kok pilihannya.
Kamu bahkan bisa memilih template yang memakai rumus agar bisa menghitung pajak dengan otomatis.
Pilih saja salah satu yang menawarkan seluruh informasi juga fitur yang kamu butuhkan.
Selain itu, pastikan juga desain dari template faktur favoritmu sesuai dengan branding dari bisnis.
4. Unduh Template
Kemudian, jika sudah ada template yang sesuai dengan kebutuhanmu, klik Templatenya.
Kamu bakal diarahkan ke laman pratinjau. Lalu, klik tombol ‘Buat’ agar membukanya sebagai spreadsheet yang baru.
5. Edit Invoice
Yap, langkah selanjutnya yakni dengan mengedit invoice dengan detail dari project milik klien. Ingatlah untuk menyertakan beberapa informasi seperti yang telah kami sebutkan sebelumnya.
Misalnya logo bisnis, nomor unik, sampai dengan jumlah total yang harus dibayarkan. Ini menjadi hal wajib dari cara membuat invoice di Excel yang lengkap dan sesuai kebutuhan.
6. Save
Saat seluruh invoice sudah terisi dengan rincian proyek dalam faktur, simpan Excel ke komputer. Formatnya harus .xlxs dan juga PDF ketika kamu akan mengirim invoice ke klien.
Pakai invoice versi PDF agar tidak bisa diedit lagi setelah kamu mengirimnya ke klien atau konsumen.
7. Kirim Invoice
Kirimkan invoice ke klien. Bisa lewat email atau cara lain. Jangan lupa sertakan catatan singkat yang akan menyebutkan rincian dari invoice mislanya batas pembayaran dan jumlah totalnya.
Nah, dengan kedua cara membuat invoice di Excel untuk Windows dan Mac ini, kamu udah bisa bikin invoice dari perusahaanmu sendiri. Semoga membantu.
